Ich habe keine Zeit

Vermutlich jeder, unabhängig vom Job-Profil, kennt das Gefühl, zu wenig Zeit zu haben. Konfrontiert mit Erwartungen, Terminen, Aufgaben, Verpflichtungen, fühlt man sich irgendwann in die Ecke gedrängt und realisiert: es wird zu viel oder ist es bereits. Das war bei mir letzte Woche der Fall. Geschäftlich wie privat. Der Druck und die Frage ’schaffe ich das alles›, wurde irgendwann so gross, dass ich nicht mehr einschlafen konnte und wusste: Mehr geht nicht. Wie ich damit umging? Hier ist mein persönlicher 3-Punkte Schlachtplan bei ‹zu wenig Zeit›.

Nein sagen

Kann ich nicht gut. Ich suche tendenziell die Harmonie und habe das Gefühl, dass ein ‹Nein› diese zerstört und ganz grundsätzlich enttäuscht. Und doch: Bei zu wenig Zeit ist es halt doch naheliegend, auch einmal nein zu sagen, keine neuen Commitments zu machen. So habe ich zum Beispiel die Anfrage nach einer Erweiterung der Webseite, die ich ehrenamtlich führe, abgelehnt mit einer ehrlichen Begründung warum. Geerntet habe ich interessanterweise keine Enttäuschung sondern volles Verständnis für mich und meine Situation.

Aufschreiben und priorisieren

Was ich nicht aufschreibe, vergesse ich. Gerade bei viel Arbeit und parallelen Aufgaben kommt Hektik auf und es besteht die Gefahr, dass etwas unter den Tisch fällt. Gerade deshalb ist es für mich wichtig, dass ich einfach und zentral alle meine Pendenzen aufschreiben und danach ordnen kann. Dabei möchte ich nicht an eine bestimmte Form (z.B. ein Formular) gebunden sein, das erfordert für mich zu viel Konzentration und Zeit bei der Erfassung. Früher schrieb ich daher alles im Notepad auf, heute habe ich mich an Trello gewöhnt. Dieses Tool erlaubt mir, im Freitext meinen Task aufzuschreiben und danach diese Tasks mit Spalten und mittels drag and drop zu prioriseren.

Zeitlich planen

Manchmal genügen die obigen zwei Massnahmen bereits. Bei viel Zeitdruck ist aber dieser dritte Punkt – die zeitliche Planung – der ultimativ Wichtigste. Nur durch die effektive zeitliche Einplanung ALLER Tasks im Kalender, erkenne ich visuell, wie voll mein Arbeitstag wirklich ist und was noch Platz hat und was eben nicht. Das habe ich letzte Woche konsequent gemacht. Privat wie geschäftlich. Dabei sind auch scheinbar banale Tasks eingeplant: Meetings vorbereiten, Geschenke versenden, Mittagessen kochen, Fitness, Velo reparieren. Dadurch wurden meine zeitlichen Limiten transparent, was unter anderem dazu geführt hat, dass ich bereits am Abend das Essen vom nächsten Tag vorbereitet habe oder den Wecker vom Samstag zwei Stunden früher gestellt habe.

Priorisierst du noch, oder planst du schon?