Im Kreis drehen

Ganze Bücher wurden über Kommunikation geschrieben und das Thema ist omnipräsent in der Theorie zu Projektmanagement aber auch sonst in Ratgebern aller Art. Theorie haben wir also genug, Kommunikation scheint wichtig. Die Anwendung ist für mich aber tagtäglich wesentlich komplexer als es die Theorie verspricht. Und die Stolperfallen sind riesig und es gibt viele davon. Ich behaupte, dass ich es an keinem einzigen Tag schaffe, nach Lehrbuch zu kommunizieren und verstanden zu werden.

Es ist eher ein Rantasten an das Optimum. Dadurch, dass ich Fehler mache, lerne ich und kann mich dann ein nächstes Mal auch wieder über ein Erfolgserlebnis zu freuen. Gefreut hat mich in den letzten Wochen die Erkenntniss darüber, wie wichtig es ist, dass ich mich mit meiner Kommunikation «im Kreis drehe». Und zwar indem ich kommunikativ immer wieder dort zurückkehren, wo ich losgerannt bin (loskommuniziert habe). Beispiele?

• Ich erwähne bei meinen PM-Kollegen, dass ich in Bezug auf eine Präsentation nicht weiterkomme in der internen Teilnehmersuche, erläutere die Situation, erhalte den Tipp zu Person X zu eskalieren. Ich befolge den Rat, in wenigen Stunden habe ich die Lösung, bedanke mich bei Person X. Sache erledigt? Nein. Denn die PM-Kollegen sind gedanklich immer noch im Modus, dass die Situation für mich ein Problem ist, sind am Outcome interessiert, machen sich evt. Gedanken, Sorgen. Wenn sich meine Kommunikation im Kreis dreht heisst das, dass ich die gefundene Lösung informativ meinen PM-Kollegen mitteile, damit sie das Thema mental abhaken und gegebenfalls mein Learning für ihren eigenen Alltag verwenden können. Die Kommunikation endet dort, wo sie begonnen hat.
• Ich erkundige mich bei meinem Projekt Team ob sie im Hinblick auf das kommende Steering Meeting Input haben, ich teile die Folien mit Ihnen, brauche Unterstützung für eine Live Demo und bin transparent in Bezug auf das Budget und aktuelle Herausforderungen, alle kennen die Brisanz des Meetings und sind mental mit dabei. Das Steering Meeting ist vorbei, Entscheide und Feedback liegen vor und helfen mir, das Projekt weiter zu führen. Nun noch das Protokoll an die Teilnehmer versenden. Fertig? Nein. Denn mein Team hat sich mit mir und dem Projekt identifiziert und ist gespannt, was denn nun der Auftraggeber für Feedback gegeben und für Entscheide getroffen hat. Wenn sich meine Kommunikation im Kreis dreht heisst das, dass ich die Entscheide, meinen persönlichen Eindruck und das Protokoll auch mit meinem Team teile und mich bei Ihnen bedanke. Die Kommunikation endet dort, wo sie begonnen hat.

Du hast keine Zeit für eine derartige Kommunikation? Dann kommuniziere auch das. Eine kurze Information im Sinne von: «Meeting Y ist vorbei, ich werde dir aber erst anfangs nächste Woche ein Statusupdate dazu geben können.» ist ehrlich und setzt die richtigen Erwartungen beim Gegenüber. Wichtig ist weniger, wann sich der Kreis schliesst, sondern dass er sich schliesst.

Wie lebst du dieses Prinzip in deinem Projektalltag und was für Erfahrungen hast du damit gemacht?