Projektmanagement by Meetings

Ich wurde letzte Woche bestohlen. Das Deliktsgut: Meine Zeit. Und ich ärgere mich darüber und fühle mich diesem Diebstahl hilflos ausgeliefert. Konkret spreche ich von Statusmeetings. Betonung: von unproduktiven Statusmeetings, bei denen ich als Teilnehmer eingeladen bin.

Wie ein Meeting nicht sein sollte

Das habe ich diese Woche im selben Projekt leider mehrmals erlebt und mich darüber aufgeregt. Da ist die Besprechungseinladung ohne Inhalt, die an alle am Projekt beteiligten Personen aller Parteien gehen, von Entwickler zu Projektleiter (zweistellige Personenanzahl). Vor dem Meeting macht jeder maximal den ihm am letzten Meeting zugewiesenen Task. Gibt es irgendwo ein Problem, spricht man mit Niemandem darüber, auch wenn durch das aufgetretene Problem das nächste Meeting irrelevant und unnötig wird. Am Meeting selbst verhalten sich alle ruhig und unauffällig, ausser sie werden direkt angesprochen. Am Meeting wird gemerkt, dass noch Teilnehmer fehlen, die allenfalls etwas zu einem Problem sagen könnten und nimmt sie kurzfristig dazu, reisst sie aus Ihrer Arbeit raus. Das bei einer Person aufgetretene Problem beginnt man hektisch im Meeting selber zu lösen, die übrigen Teilnehmer sind stille, nicht betroffene Zuhörer. Irgendwann ist die Sitzungszeit abgelaufen und man konnte nicht alles besprechen und erledigen. Die Lösung: Wir machen in wenigen Stunden nochmals ein Meeting im gleichen Stil.

‹Projektmanagement by Meetings› par excellence. Mir ein Gräuel: Ich bin ein Verfechter von Pragmatismus, Effizienz und Effektivität wo immer möglich. Ja, auch ich brauche Meetings, um meinen Job als Projektleiter gut zu machen. Aber Meetings sind für mich nicht Gefässe um die Arbeit zu erledigen, sondern primär um Arbeit zu planen, Resultate zu reviewen, zu entscheiden.

Meine Grundsätze für Meetings

• Die Meetingeinladung hat ein formuliertes konkretes Ziel, z.B. «Wir haben im Azure DevOps in Form von User Stories festgehalten, was von wem noch gemacht werden muss, um am Milestone X die Software für Kundentests freizugeben.»
• Zusätzlich zum Ziel hat die Einladung möglichst eine Agenda und gibt zusätzlich an, wer sich wie vorbereiten soll. Weitere Informationen und Dokumente sind angehängt oder verlinkt.
• Teilnehmerkreis: Es werden nur Teilnehmer eingeladen, die wirklich mit dabei sein müssen, um das Meetingziel zu erfüllen. Und für alle Anderen gibt es – wenn überhaupt – die ‹optionalen Teilnehmer› des Meetings.
• Das Meeting ist so kurz wie möglich gehalten. Es ist timeboxed oder endet früher. Reicht die Zeit doch einmal nicht aus, delegiert man noch offene Tasks oder macht ein Folgemeeting ab.
• Tauchen im Meeting Probleme auf, die Aufmerksamkeit brauchen, werden diese ausserhalb des Meetings, wo möglich bilateral gelöst und besprochen. Neue Tasks werden notiert, geplant, einem Verantwortlichen zugeordnet und nach dem Meeting erledigt.

Und dann die Basis jedes Meetings für mich, gerade auch für virtuelle Meetings: Kamera an, Emotionen zeigen und die eigene Persönlichkeit nicht verstecken. Ich versuche meine Meetings immer mit einer persönlichen Story, Frage, Humor, generell Smalltalk zu beginnen. So werden die Teilnehmer nicht als Person X mit Rolle Y von Partei Z, sondern als Menschen in Ihrer jeweiligen Situation abgeholt und es wird eine gemeinsame Vertrauensbasis geschaffen.

Für mich ist ein Meeting dann erfolgreich, wenn das definierte Ziel erreicht ist und das ‹Tschüss zäme› jedes Teilnehmers nicht als ‹Zum Glück endlich fertig›, sondern als ‹Danke, gut haben wir darüber gesprochen› gemeint ist.

Was nervt dich an Meetings?