Wo sich ein Showdown entscheidet

Schauplatz Politik, die Bundesratswahlen. Ein Showdown steht an. Aber wie die erste Abstimmung ausgehen wird, ist vermutlich bereits besiegelt worden: In Absprachen davor, in der Wandelhalle, in Restaurants, direkten Gesprächen. Es entscheidet sich also vermutlich bereits nicht öffentlichkeitswirksam am Vorabend der Bundesratswahlen, wie die einzelnen Wahlberechtigten am nächsten Morgen dann öffentlich abstimmen.

Dieses Phänomen beobachte ich auch bei mir im Projektalltag. Es gibt sie, die wichtigen öffentlichen Termine in einem Projekt. Das kann z.B. ein Steering Meeting sein oder ein Kick-off. Wichtig deshalb, weil wichtige Entscheide gefällt werden oder wichtige Personen dabei sind 😊. Gerade zu Beginn meiner Laufbahn als Projektleiter bin ich oft so vorgegangen, dass ich selbständig einen Vorschlag ausgearbeitet und am Meeting präsentiert habe. Und mich dann wunderte, wenn der Vorschlag in Diskussionen oder sogar Opposition resultierte. Warum war das so?
Vermutlich, weil die Teilnehmer durch meine Vorgehensweise den Vorschlag das erste Mal direkt am Showdown (Meeting) hörten, also unvorbereitet, ohne dass sie ihre eigene Meinung hätten kundtun können. Das Resultat: Sie sind vielleicht nicht einmal direkt gegen meinen Vorschlag, möchten aber im Minimum noch angehört werden und ihre Meinung dazu formulieren. Oder schlechter: sie fühlen sich überrumpelt, vor den Kopf gestossen und reagieren konfrontativ. Denn genauso wenig, wie ich gerne vor vollendete Tatsachen gestellt werden, möchten das andere.

Deshalb habe ich mir angewöhnt, Vorschläge und Entscheide immer möglichst breit abzustützen. Ein Beispiel aus meinem Vorgehen für ein Kick-off in einem laufenden Projekt:

• Anfrage beim Kunden-Projektleiter, ob ich für das Kick-off einen Vorschlag machen darf
• Vorschlag selbständig formulieren und visualisieren
• Vorschlag gemeinsam mit Kunden-Projektleiter besprechen, Feedback abholen und revidieren
• Rollenverteilung gemeinsam mit Kunden-Projektleiter (wer präsentiert was)
• Folien zwei Tage vor dem Termin der gesamten Teilnehmerrunde des Kick-off zur Verfügung stellen
• Kick-off durchführen und Vorschlag präsentieren

Das tönt aufwändig, aber das Resultat in diesem konkreten Fall zeigte mir, dass es den Aufwand wert war. Von den 2.5 traktandierten Stunden brauchten wir 1.5, alle Vorschläge wurden fast diskussionslos vom Projektteam abgenickt. Durch Aussagen während der Präsentation wie «Das haben wir bereits vorgängig mit <Name Projektleiter Kunde> besprochen», konnte ich der Entscheidung mehr Gewicht geben.

Das muss natürlich nicht immer so laufen. Trotzdem: Für mich sind vorgängige Absprachen und das Abholen von Stakeholder vor einem wichtigen Meeting der Schlüssel zu einer effektiven Durchführung.