Kannst du meine Projekte bitte stellvertreten, während ich drei Wochen in den Ferien bin? Meine Antwort: «Ja klar, mache ich gerne, das passt zeitlich noch gut rein». Bei der Projektübergabe dann die erste Vorahnung: Puh, doch noch einiges, das gemacht werden sollte und passieren könnte. Und ich dann doch merke, ich weiss eigentlich viel zu wenig über das Projekt, um agieren zu können. Dann der Zweckoptimismus: Ich kriege das schon hin, bin ein erfahrener Projektleiter. Und dann beginnt das Abenteuer mit einer Nachricht von Projektleiter-Kollegen X: «Ich bin dann mal weg, danke, dass du meine Stellvertretung übernimmst». Ein paar Tage später bin ich mitten drin:
Der Kunde meint, dass im Hinblick auf das kommende Steering Meeting (das natürlich in meine Stellvertretung Zeit fällt), noch Folien vorbereitet werden müssten – normalerweise habe das Kollege X gemacht. Stille.
Ich denke mir innerlich: Schön, dass ich ohne das Projektwissen der letzten Wochen, ja Monate, jetzt eine Zusammenfassung und Einschätzung vom Gesamtprojekt für das Management aufbereiten soll. Wie mache ich das? Wo kriege ich die Informationen her?
Anliegen nach Anliegen wird parallel und zusätzlich zu meiner regulären Arbeit an mich herangetragen, Frage an Frage gestellt: Wohin buche ich meine Arbeit? Könntest du bitte einen Vertragsentwurf machen, bis in zwei Wochen? Was ist der Stand vom Dokument X?
Ich denke mir innerlich: Mir wächst das alles grad über den Kopf – ich weiss das doch alles auch nicht. Und ganz ehrlich: Ich habe dafür gar keine Lust und eigentlich auch keine Zeit.
Keine Zeit, weil meine eigenen Projekte zufällig auch genau während meiner Stellvertretung Phase von Kollege X eine hohe Aufmerksamkeit und Extra Effort brauchen, sodass eigentlich keine Zeit bleibt für all die zusätzlichen Meetings und Aufgaben meiner zu stellvertretenden Projekte. Und auch dieses Projekt ist natürlich gerade auch in einer heissen Phase, kurz vor dem Go-Live.
Ich denke mir: Murphy’s Law! Und warum genau muss Kollege X ausgerechnet jetzt Ferien nehmen? Und wann ist er eigentlich wieder zurück? Und wann ist Freitag?
Und wenn ich ehrlich mit mir selbst bin, nerven und stressen mich diese obigen Situationen nicht alleine nur in sich. Sondern vermutlich kombiniert damit, dass während ich mich hier abmühe und mit Arbeit rumschlage, die eigentlich Kollege X tun sollte, dieser vielleicht gerade am Meer sitzt und ein Cocktail trinkt. Also etwas tut, was ich eigentlich auch viel lieber gerade tun würde. Das auszuhalten erfordert Grösse. Und ich schaffe es ehrlich gesagt nicht immer innerlich, sie auch aufzubringen.
Was bleibt, sind dann aber doch auch immer wieder Erfolgserlebnisse, trotz wenigen Informationen irgendwie jedes Mal eine Lösung zu finden. Warum das möglich ist? Weil ich in keinem dieser Probleme alleine gelassen werde! Weil der Kunden-Projektleiter Rücksicht nimmt auf meine ‚Limitationen‘ als Stellvertreter und das Projektteam mich unterstützt, mir Arbeit abnimmt, die Verantwortung mitträgt.
Was fordert dich heraus bei Stellvertretungen und wie bereitest du dich darauf vor?
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