Nach einem kräfteraubenden Tag folgt eine erholsame Nacht. Nach einem intensiven Workout eine Regenerationsphase. Nach dem Säen und Ernten ein Brachliegen des Feldes. Dauerleistung ist nicht möglich. Wo Energie verbraucht wird, ist eine danach folgende Erholungsphase lebensnotwendig. Wird diese dem Körper nicht gegeben, erzwingt er sich diese irgendwann z.B. durch Müdigkeit, Konzentrationsstörungen, Krankheit, Burnout.
Auch wenn ich grundsätzlich gerne arbeite, Freude an meinem Beruf und meinen Aufgaben habe und deshalb oft glücklich und erfüllt einen Tag bende, so ist Arbeit doch auch immer einfach anstrengend, energieraubend und hart. Auch in der Arbeit beobachte ich in dieser Hinsicht den Zyklus, in dem sich der kräfteraubende Alltag mit erholsamen Ferien abwechselt. Während zwischen den Schulferien, also z.B. im Mai und Juni fast alle Kollegen da sind, Projekte mit Hochdruck umgesetzt werden, ist dann im Juli und August Ferienzeit und die Projekte werden entsprechend oft mit reduzierter Geschwindigkeit angegangen.
Aber auch hier macht der Druck des Markes nicht immer vor den Sommerferien halt. So beobachte ich Sommer um Sommer eigentlich immer wieder auch Folgendes: Kunde A meldet sich vor der Ferienzeit mit der Aussage: «Ich brauche dringend und zwingend Software X bis nach den Sommerferien. Ach ja, und ich bin dann im Juli drei Wochen in den Ferien.» Und das bringt mich als Projektleiter jedes Mal in einen Zielkonflikt. Wie erfülle ich diese Kundenerwartung, ohne dass ich meinen Kollegen die verdiente Erholungsphase raube? Mein Drehbuch hier ist:
Verantwortung übernehmen. Ich bin Projektleiter, ich trage Verantwortung und habe die Kompetenz, Lösungen zu finden, einen Plan auszuarbeiten, der den Kundenwunsch möglich macht. Ich werde dafür bezahlt, den damit verbundenen Druck auszuhalten und ihn nicht an mein Team weiterzugeben.
Kundenwunsch ernst nehmen. Vertrauen schaffen und direkt kommunizieren, dass wir eine Lösung finden werden. Aber ohne dabei schon definitive Zusagen in Bezug auf Liefertermin und Lieferumfang zu machen.
Planen. Die Kundenerwartung im Detail verstehen, Wege suchen im Team, wie der Kundenwunsch möglich gemacht werden kann. Hier sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt.
Involvieren. Bei allem, was geplant wird, immer alle betroffenen Personen involvieren. Dabei ohne Druck transparent die Kundenerwartung formulieren, Ängste ernst nehmen, Meinungen berücksichtigen, einen gemeinsamen Konsens finden über das, was kommuniziert wird.
Kommunizieren. Dem Kunden den Plan vorlegen und ihm Sicherheit geben mit der Aussage: Wir glauben, wir schaffen das. Nicht ich als Projektleiter schaffe das, sondern wir als Team schaffen das, sind abgesprochen und stehen dahinter.
Der Schlüsselfaktor bei der ganzen Planung ist für mich der Fokus auf den Menschen und nicht in erster Linie auf das Projektziel und den Termin. Eine Planung ist nur dann erfolgreich, wenn sie im Team und mit jedem Einzelnen abgestimmt ist. Abstimmen heisst nicht: «Hier mein Plan, ich erwarte das bis Termin X». Sondern: «Wie geht es dir? Ich habe folgenden Kundenwunsch auf dem Tisch. Wann bist du in den Ferien? Wieviel Zeit hast du nach deiner Rückkehr? Was denkst du ist für dich möglich bis Termin X? Was siehst du für Risiken und Gefahren?».
Ich werde nie etwas dem Kunden versprechen, bei dem ich nicht vorgängig mein Team abgeholt habe. Denn der Stress und Druck einer schlechten Planung fällt immer direkt auf mein Team zurück, dass das Projekt umsetzen muss. Und bevor ich den Kunden glücklich mache, möchte ich mein Team glücklich machen. Nur mit einem erholten und glücklichen Team, wird auch mein Kunde glücklich. Ferien nicht bewilligen? Ferien erzwungen verschieben? Anrufe in den Ferien? Für mich keine Option. Meiner Meinung nach verschiebt ein Mitarbeiter nur einmal gezwungen seine Ferien, denn seine nächsten Ferien wird er dann vermutlich bei einem Arbeitgeber verbringen wollen, der seine Work-Life-Balance respektiert.
Und was ist die natürliche Antwort, wenn ich meinen Kollegen den Rücken so freihalte und ihre Erholungsphasen respektiere? Sie halten mir danach und davor in den Projekten ebenfalls den Rücken frei. Nur so halte ich die Verantwortung und den Druck, den ich als Projektleiter habe, überhaupt aus. Ich durfte sogar schon erleben, dass freiwillig Ferien verschoben wurden, oder in den Ferien mir entscheidende Hinweise gemacht oder Unterstützung angeboten wurde. Nicht weil ich es erwartet hätte, sondern weil die intrinsische Motivation und das Commitment so hoch war, dass dies einfach freiwillig und mit Freude gemacht wurde.
Wie stellst du die Work-Life-Balance deines Teams sicher?
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