Kennst du sie auch, die Angst davor, ein Problem, eine Herausforderung oder schwierige Situation anzusprechen? Ich bin kein Meister darin. Der falsche Glaubenssatz, dass Probleme anzusprechen Konflikte nicht löst, sondern sie verschlimmert und die Harmonie, die mir so wichtig ist, zerstört, ist leider tief verwurzelt.
Gerade in den Anfangsjahren als Projektleiter habe ich diesbezüglich oft schlecht agiert. Da war zum Beispiel der Liefertermin einer Software in Gefahr, weil sich herauskristallisierte, dass noch viel zu wenig Zeit für viel zu viel Arbeit übrig blieb. Meine Reaktion: «Besser nichts sagen, ich habe es doch gerade so gut mit dem Kunden, noch haben wir Entwicklungszeit, es könnte schon noch gut kommen». So habe ich oft sich anbahnende Probleme eher ausgehalten als angesprochen. Den Druck der Situation dadurch auf mich genommen – Prinzip Hoffnung, kombiniert mit Angst vor einem Konflikt. Und es kam dann natürlich auch manchmal zur Situation, dass ich am Liefertermin selbst erst (dann konnte ich es ja nicht mehr verstecken) dem Kunden sagen musste: «Es tut mir leid, wir haben es nicht geschafft». Dies gab dann natürlich erst recht Konflikte und der berechtigte Kommentar war: «Warum sagst du es denn nicht früher? Warum hast du nicht eskaliert? Dann hätten wir noch etwas machen können?».
Ja, warum habe ich nicht eskaliert? Weil für mich Eskalation zu diesem Zeitpunkt etwas war, vor dem ich Angst hatte. Da werden ja dann Probleme sichtbar, das verursacht Konflikte, da gebe ich zu, dass ich es nicht geschafft habe, stehe dumm da, die Harmonie im Projektteam ist in Gefahr, und so weiter und so fort.
Und dann kam sie irgendwann, die Lektion und der Hinweis von Arbeitskollegen (Danke!), dass eine Eskalation in einem Projekt kein Zeichen von Schwäche, sondern von Stärke ist. Und dass es die einmalige und völlig natürliche Möglichkeit ist, ein Problem, das erkannt wurde, auf eine andere Ebene zu bringen. Und zwar auf eine Ebene (oft Management), die wirklich auch die Kompetenz und die Entscheidungsbefugnis hat, das zu lösen. Und dass eine Eskalation eine wichtige und völlig natürliche Disziplin ist im Projektmanagement. Ja, meine Pflicht, als Projektleiter.
Wie bringe ich nun eine Eskalation für mein Gegenüber am Besten auf den Punkt? Hier hat mir der Praxistipp von der Formulierung einer Eskalation nach dem PUMA Schema geholfen, Also die Eskalation zu beschreiben im Sinne von:
🔥Problem (Was für ein Problem hat zur Eskalation geführt?)
🧩Ursache (Was ist die Ursache hinter dem beschriebenen Problem?)
🛠️ Massnahme (Was für Massnahmen sehe ich, um das beschriebene Problem zu lösen)
🚀Aktivität (Was ist mein Antrag oder die konkrete Aktivität an die Person, an die ich eskaliere um die Problemlösung anzugehen?)
Das hätte in meinen oben skizzierten Fall z.B. so formuliert werden können:
Problem: Am Datum X ist der Go-Live der Web-Applikation geplant. Der Arbeitsvorrat der Funktionen, die für den Go-Live zwingend benötigt werden, ist gemäss Entwicklerschätzungen zu gross, um rechtzeitig fertig zu werden. Gemäss aktuellen Schätzungen ist ein Release-Datum frühestens in 2-3 Monaten möglich.
Ursache dieser Verzögerung sind unerwartete Performanceprobleme beim Umsetzen der Anforderung Y, die einen Umbau der Architektur erfordert hat. Gleichzeitig sind neue Anforderungen in Modul Z aufgetaucht, die umgesetzt wurden und deshalb andere wichtige Funktionen für den Go-Live nach hinten verschoben haben. Auch ist Entwickler A krankheitsbedingt für zwei Wochen ausgefallen.
Ich sehe folgende Massnahmen um das Problem zu lösen:
1) Entwickler B der aktuell nur 50% auf meinem Projekt arbeitet und das Projekt schon kennt, zu 100% für mein Projekt freistellen und 2) Anforderungen mit dem PO neu priorisieren und die am tiefsten priorisierten Funktionen im Umfang von 15-20 Storypoints für den Release am Datum X aus dem Arbeitsvorrat zu entfernen (Meeting aktuell geplant für Datum B)
Kannst du meinem Antrag zustimmen, dass Entwickler B für die Zeitperiode von Datum C – D zu 100% auf meinem Projekt arbeitet und Projekt E für diese Zeit zurückstellt?
Nachdem ich den Mut aufgebracht habe, eine solche Formulierung als E-Mail abzuschicken oder an einem Steering zu präsentieren, folgt jeweils die grosse Erleichterung. Das Problem ist jetzt ausgesprochen und sichtbar. Es liegt dort, wo es gelöst werden kann. Der Druck ist nicht mehr bei mir angestaut. Die Angst weicht, weil in den meisten Fällen das Gegenüber mit Dankbarkeit über die Information, mit Verständnis reagiert und als Antwort die Situation mitträgt und mitlöst. Und das wiederum hilft mir, auch in Zukunft mutig weiter zu eskalieren.
Was brauchst du, um herausfordernde Situationen ansprechen zu können?
Kommentare