Status Meetings gehören abgeschafft

Wem kommt das bekannt vor: Eine Gruppe von Personen sitzt virtuell, hybrid oder vor Ort um einen Tisch für ein Statusmeeting. Dann erzählt jeder der Reihe nach, an was er die letzten Tage gearbeitet hat, was die Schwierigkeiten sind und was als nächstes ansteht. Soweit normal? Leider. Bereits vor 20 Jahren sind mir solche Meetings begegnet. Und ich kann auch aus aktuellem Anlass bestätigen: Sie sind nicht ausgestorben! Obwohl deren Nutzen meiner Meinung nach gegen 0 tendiert, weil:

• Es werden keine relevanten Informationen ausgetauscht. Der Zeitraum ist zu knapp um irgendwo ins Detail zu gehen, weshalb die kommunizierten Informationen generell bleiben und oberflächlich. Durch den grossen Teilnehmerkreis sind die meisten Informationen nicht für alle relevant, entsprechend ist die Meeting Zeit als Zeitverschwendung einzustufen.
• Es lässt keine Herausforderungen und Probleme zu. Nicht primär wegen dem Zeitdruck, sondern weil niemand vor der grossen Runde sein Gesicht verlieren will. Entsprechend besteht die Tendenz, bekannte Schwierigkeiten zu verstecken und nicht oder zu positiv zu erwähnen. Und wenn, dann sind es Punkte, bei denen die zusammenkommende Runde jemandem ausserhalb die Schuld zuschieben kann.
• Es gilt primär der Bestätigung der Leitung eines solchen Meetings. Oft ist das jemand mit Führungskompetenz oder auf einer höheren Hierarchiestufe. Und das Meeting bietet die Möglichkeit, Bestätigung für Position und eigene Entscheide zu suchen; durch Macht und Kontrolle, indem man sein Team im Kreis rapportieren lässt.

Bin ich gegen Status und entsprechendem Austausch? Nein. Im Gegenteil – in meinem Beruf als Projektleiter bin ich zwingend darauf angeweisen, den Status meiner Projekte und die damit einhergehenden Herausforderungen jederzeit zu kennen. Und auch ich brauche dazu Meetings. Jedoch versuche ich dabei:

• Diese so kurz wie möglich zu halten. Timebox einhalten, nur in Ausnahmefällen in Absprache mit allen verlängern, tendenziell früher beenden.
• Meetings nicht immer als Regeltermin einplanen, sondern nach Bedarf, dann wenn ein Teammitglied die Notwendigkeit dafür sieht, dass über Herausforderung X gesprochen wird.
• Den effektiven Status einer Arbeit über einen anderen Kanal zu erfahren. Das kann z.B. ein Arbeitstracking-Tool wie Jira oder Azure DevOps sein, eine Taskliste oder auch ein Gespräch an der Kaffeemaschine ‹Chunsch vorwärts?›
• Regeltermine auch mal absagen, z.B. bei Ferienabwesenheiten. Dies in Rücksprache mit dem Team im Sinne von: «Brauchst du das Meeting morgen? Falls nein, würde ich es absagen aufgrund Y.»
• Im Fokus des Austausches nicht das zu haben, was gemacht wurde und gemacht wird – sondern das Ziel und was es noch braucht oder was geändert werden muss, um es gemeinsam als Team zu erreichen.
• Vertrauen fördern durch Authentizität, indem ich mich öffne, Interesse zeige für mein Gegenüber. Nur so werden sich Personen ebenfalls öffnen, Probleme ansprechen und relevante Informationen weitergeben und nicht nur ‹Theater spielen›

Und besonders dieser letzte Punkt scheint mir der Schlüssel zu sein für einen nutzstiftenden Informationsaustausch. Wenn ich einer Person vertraue, sie mag, wertschätze, dann ist mein Fokus automatisch, sie zu fördern und mich ihr ungefragt mitzuteilen. Denn ich will ja das Beste für sie.

Und genau das ist mein Wunsch und Fokus als Projektleiter, mit meinen Kollegen ein solches Team zu sein, in dem der Austausch über beliebige Kanäle automatisch, regelmässig und gerne stattfindet und so das klassische Statusmeeting in den Hintergrund rückt, ja abgeschafft werden kann.

Wie holst du dir im Arbeitsalltag Informationen?